Potentiaaliset asiakkaat

1 Yhteystiedot ja neuvonta      

Santander Consumer Finance Oy

Risto Rytin tie 33

00570 Helsinki

+358 (0)9-8564 5100

2 Tietosuojavastaavan yhteystiedot                 

dpo@santanderconsumer.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste                      

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn perimmäisenä tarkoituksena on perustaa pysyvä asiakassuhde rekisterinpitäjän (Santander Consumer Finance Oy, "SCF") ja rekisteröityjen henkilöiden välille.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan (i) henkilöitä, jotka ovat antaneet itse  yhteystietonsa (pääsääntöisesti nimi, sähköpostiosoite ja/tai osoite) SCF:lle ilman aiempaa asiakassuhdetta, (ii) henkilöitä ilman aiempaa asiakassuhdetta, joiden tiedot on saatu säännönmukaisista tietolähteistä ("Säännönmukaiset tietolähteet" on kuvattu erikseen) sekä (iii) henkilöitä, jotka ovat tehneet luottohakemuksen tai antaneet muuta asiakassuhdetta koskevat tiedot, joita ei ole vielä käsitelty tai joka ei ole johtanut sopimukseen (iv) tai henkilöä, joka on muuten ilmaissut kiinnostuksensa Santanderia kohtaan esimerkiksi osallistumalla SCF:n järjestämään kilpailuun.

Henkilöstä kerätyn tietosisällön laajuus riippuu tarkoitussidonnaisesta ja tarpeellisuusvaatimuksen täyttävästä asiayhteydestä. Esimerkiksi luottohakemuksen yhteydessä kerättävät tiedot ovat lainsäädännön vaatimuksista johtuen laajemmat. Potentiaalisia asiakkaita koskevat tietosisällöt on kuvattu tietosuojaselosteessa erikseen.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja käytetään lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen, potentiaalisen asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, tietojen analysointiin, tilastointiin sekä tilaajaluettelotuotteiden ja tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyyn kuuluu luottohakemustietojen käsittely riskienhallinnassa ja analytiikassa. Tietoja analysoidaan riskiluokituksissa liittyen vastuulliseen luotonantoon ja arvioitaessa hakemuksiin ja hakijoihin liittyviä maksukykyä koskevia riskejä.

Henkilötietoja analysoidaan myös riskimallinnuksissa, jotka liittyvät SCF:n liiketoiminnan kehittämiseen ja riskienhallintaan. Periaatteena on, että tietoja muutetaan pseudonymisoituun muotoon, mikä tarkoittaa sitä, että henkilöitä ei voida suoraan tunnistaa mallinnusdatasta.

Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien tuotteiden ja palvelujen myyntiin ja markkinointiin, kuten sähköpostimarkkinointiin, puhelinmarkkinointiin, tekstiviestimarkkinointiin ja kohdennettuun markkinointiin mm. sosiaalisessa mediassa, potentiaalisen asiakkaan haluaman vakuutuksen tai luotonvälitystä koskevan asiakkuuden hoitamiseen, markkinatutkimuksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen.

Mikäli henkilö on antanut nimenomaisen suostumuksen, hänelle voidaan lähettää myös SCF:n yhteistyökumppaneiden markkinointia sähköpostitse. Lupaa eli suostumusta yhteistyökumppaneiden markkinointiin voidaan pyytää esimerkiksi asiakassopimuksen tekemisen yhteydessä.

Yhteistyökumppaneiden hyväksi annetun markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin. Mikäli markkinointitietoja luovutetaan, henkilölle tarjotaan markkinoijan toimesta mahdollisuus kieltää markkinointi jokaisen markkinointiviestin yhteydessä. Yhteistyökumppanit eivät saa luovuttaa markkinointitietoja edelleen.

Yhteistyökumppaneiden markkinointiviestin koskien näiden tuotteita tai palveluita voi lähettää joko SCF yhteistyökumppanin puolesta tai se voi tulla suoraan yhteistyökumppanilta. Henkilö näkee sähköpostiviestin lopussa olevasta osoitelähteestä, millä perusteella hän on markkinointiviestin saanut. Yhteistyökumppaneita voivat olla esimerkiksi rahoitettavien tuotteiden jälleenmyyjät ja maahantuojat sekä vakuutusyhtiöt.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6(1)b (sopimuksen täytäntöön paneminen), 6(1)c (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen), sekä 6.(1)f (oikeutettu etu). Tietojen käsittelyssä huomioidaan erityisesti tilanteet, jotka edellyttävät lainsäädännön mukaan henkilön suostumusta. Sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköposti, tekstiviesti, yms.) potentiaalisille asiakkaille tarvitaan pääsääntöisesti kuluttajan suostumus. Nimenomaista ja vapaaehtoista suostumusta on pyydetty teiltä kirjallisesti esim. verkkosivuillamme, messuilla, vastaavissa tilaisuuksissa tai tapahtumissa sekä uutiskirjeen tilauksen tai markkinointiarpajaisiin osallistumisen yhteydessä. Henkilötietojenne käsittelyn oikeusperusteena on sähköisessä suoramarkkinoinnissa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6(1)a mukainen suostumus.

Muita potentiaaliseen asiakkuuteen liittyviä tietoja ("Muut tiedot", määritelty erikseen) kerätään potentiaalisen asiakkaan suostumuksella SCF:n verkkosivujen käyttämisen yhteydessä.

4 Kuvaus rekisteröidyistä tietoryhmistä           

Potentiaalisesta asiakkaasta kerätyt henkilötiedot voivat sisältää yhden tai useamman seuraavan ryhmittelyn mukaisen tiedon. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa erikseen kuvatulla tavalla itseään koskeva tietosisältö.

Tietosisältö voi rajoittua pelkkään nimi-, sähköposti- ja/tai osoitetietoon, jos henkilö ei ole hakenut SCF:ltä luottoa. Laajempi tietosisältö koskee tilanteita, joissa potentiaalisen asiakkaan luottohakemus on vireillä ja kysymys on uudesta asiakkaasta. Mikäli luottohakemus hyväksytään, siirtyvät henkilötiedot SCF:n Asiakastietohin. Tietojen säilytysajat on kuvattu erikseen tietosuojaselosteessa.

Henkilöön, hakijaan tai yhteisvastuulliseen luotonhakijaan liittyvät perustiedot:

•  Etu- ja sukunimet
•  Henkilötunnus
•  Osoitetiedot
•  Puhelinnumero(t)
•  Sähköpostiosoite
•  Kansalaisuus
•  Siviilisääty
•  Samassa osoitteessa asuvien lasten lukumäärä
•  Asumistiedot
•  Asepalvelustiedot
•  Ammatti
•  Työsuhdetiedot
•  Tulo- ja menotiedot
•  Pankkiyhteystiedot
•  Muita myönnettyjä luottoja sekä pankki- ja luottokortteja koskevat tiedot
•  Suoramarkkinointikiellot ja –suostumukset
•  Asiakkaan itsensä antamat tarpeelliset tiedot ja lisätiedot
• Yhteydenottotiedot, kuten tiedot mahdollisista neuvotteluista ja yhteydenotoista, mahdollisista tehdyistä tarjouksista.

Luottohakemusta ja luottoriskiä koskevat tiedot

•  Luottotyyppi ja muita luottoa koskevia tietoja
•  Pankkiyhteystiedot
•  Maksuhäiriötiedot

Potentiaalisen luottosopimuksen tiedot:

•  Potentiaalisen asiakassuhteen alkamispäivämäärä
•  Haetun kulutusluoton tiedot
•  Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

Muut henkilötiedoiksi katsottavat tiedot, kuten ajoneuvojen rekisterinumerot ja VIN-numerot, kun kysymyksessä on ajoneuvon rahoitusta tai huoltosopimusta koskeva asiayhteys.

SCF kerää myös muita potentiaaliseen asiakkuuteen liittyviä tietoja ("Muut tiedot"), kuten esimerkiksi selaimeen yhdistettävissä olevia verkkosivujen käytöstä kerättäviä tietoja. Lisäksi SCF kerää tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.

5 Oikeus käyttää tietoja oikeutetun edun perusteella           

Potentiaalista asiakasta koskevia tietoja saa lainsäädännön mukaan käsitellä silloin, kun käsittelylle on nk. rekisterinpitäjän oikeutettu etu. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeutettu etu voi perustua rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, kuten potentiaaliseen asiakassuhteeseen.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna myös perinteisissä suoramarkkinointitarkoituksissa. Perinteiseen suoramarkkinointiin, joka tapahtuu postitse ja puhelimella, ei tarvitse pyytää suostumusta markkinoinnin kohteelta.

6 Säännönmukaiset tietolähteet                        

Tietoa kerätään seuraavilta rekisterinpitäjiltä tarpeen mukaan:

•  Suomen Asiakastieto Oy:ltä
•  Dun & Bradstreet Finland Oy:ltä ja Dun & Bradstreet Marketing Oy:ltä 
•  Väestötietorekisteristä
•  Viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä kuten esimerkiksi Verohallinnon ylläpitämästä positiivisesta luottotietorekisteristä lain sallimissa rajoissa
•  Kansalliset ja kansainväliset järjestöt, kuten YK, EU ja OFAC (pakotelistat)
•  Muilta rahoituslaitoksilta ja muilta kaupallisilta tiedonvälittäjiltä, jotka antavat tietoja esim. tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.

Näistä julkisia lähteitä ovat:

•  Väestötietorekisteri
•  Viranomaisten ylläpitämät lain sallimat rekisterit
•  Kansalliset ja kansainväliset järjestöt, kuten YK, EU ja OFAC (pakotelistat)

Lisäksi tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

7 Henkilötietojen luovuttaminen                       

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa sivullisille vain henkilön antamalla nimenomaisella suostumuksella. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun tietojen luovutukseen on lainmukainen velvoite.

8 Tietojen siirtäminen ja suojatoimet               

Potentiaalista asiakkuutta koskevat henkilötiedot saattavat tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Rekisterinpitäjän lukuun tietoja käsittelevien luotettaviksi todettujen osapuolten kanssa on erilliset sopimukset, joilla rekisteröidyn oikeuksia suojataan.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja luottolaitoslain sallimissa rajoissa. Siirrettäessä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle maahan, joka ei tarjoa riittävää tietosuojan tasoa, huolehditaan henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimenpitein, kuten käyttäen Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia mallisopimuslausekkeita.

Koko SCF:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin, mukaan lukien tiedot potentiaalista asiakkaista.

Henkilötietojen käsittely on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilötietoihin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että tietojärjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjän tai käsittelijän työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus.

Henkilötietojen käsittelyn roolit ja vastuut on määritelty SCF:n organisaatiossa koskien jokaista työntekijää, yhtiön johtoa ja vastuuhenkilöitä.

Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan. Tietojärjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin henkilötietojen käsittelijältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä.

Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojaamaan henkilötietoja.

Verkkosivustossa tietoja käsitellään suojatulla yhteydellä.

9 Tietojen säilyttäminen            

SCF toteuttaa oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan periaatteen mukaisesti asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että SCF käsittlee vain kunkin määritellyn ja erityisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tämä koskee kerättyjen henkilötietojen määriä, käsittelyn laajuutta, säilytysaikaa ja saatavilla oloa. SCF vastaa kaikista rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien toteutumisesta koko tiedon elinkaaren ajan.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja säilytetään eri käyttötarkoituksiin ja säilytysajat perustuvat ko. tarpeisiin.

•  Henkilötietoja säilytetään 24 kk tuotantoympäristössä liittyen riskienhallinnan tarpeisiin, vastuulliseen luotonantoon sekä hakemushistorian varmistamiseen luotonannossa, luottopäätösten tekemiseen ja luottohakemusten hallintaan, markkinoiden, hakemusten sekä portfolioiden analyysiin, lakisääteisten vaatimusten täyttämiseen (kuten asiakkaan tunnistaminen ja rahanpesun estämiseen liittyvät velvoitteet) sekä markkinointiin.
•  Hakemustietoja säilytetään erikseen pseudonymisoituna analytiikan tarpeisiin, jolloin tiedot eivät ole suoraan tunnistettavissa. Näiden riskienhallintaan, riski- ja scoringmalleihin, markkinoiden ja portfolioiden analyysiin liittyvien tietojen säilytysaika on 7,25 vuotta.
•  Lisäksi säilytysaikoihin ja käyttötarkoituksiin soveltuvat lakisääteiset säilytysajat.
•  Potentiaalisista asiakkaista kootaan markkinointia varten myös pysyvää markkinointitietoa, josta on tarkemmat tiedot omassa tietosuojaselosteessa.

Tietojen käsittely ja säilytys on valvottua sekä kontrolloitua. Mikäli potentiaalisesta asiakkaasta tulee asiakas, tietojen säilyttämiseen soveltuvat Asiakastietojen säilyttämistä koskevat periaatteet, jotka on kuvattu erikseen Asiakastietojen tietosuojaselosteessa. Käytännössä säilytysajat perustuvat näissä tapauksissa asiakassuhteen kestoon ja niihin liittyviin käyttötarkoituksiin.

Varmistusdata poistetaan säännöllisesti kohtuullisen ajan kuluessa ja niin, ettei varmistusdataan voi kohdistaa hakuja. Nämä ehdot täyttyvät SCF:n varmistusprosessissa. Kaikki 2 vuotta vanhemmat tekniset lokitiedot poistetaan, jolloin myös niihin mahdollisesti sisältyvät henkilötiedot poistuvat.

Sopimusta tai henkilötietojen käsittelyä koskevan erimielisyyden synnyttyä todentamista koskevat tiedot on kuitenkin säilytettävä siihen saakka, kunnes asia on sovittu tai ratkaistu.

10 Suostumuksen peruuttaminen ja markkinoinintikielto       

Mikäli nimenomaista suostumusta on erikseen pyydetty potentiaaliselta asiakkaalta eikä muu käsittelyperuste sovellu (sopimuksen täytäntöön paneminen, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu), on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta käsittelyn laillisuuteen takautuvasti, vaan suostumuksen peruuttaminen tarkoittaa käsittelyn lopettamista kyseisten tietojen osalta jatkossa. Käytännössä suostumuksen peruuttaminen voi tällaisessa tapauksessa vaikuttaa asiakkaan asemaan ja oikeuksiin. Neuvomme erikseen näissä tilanteissa. Pyydämme tarpeen mukaan ottamaan yhteyttä soittamalla asiakaspalveluun 09-8564 5100 tai kirjautumalla verkkopalveluun, mikäli palvelu on rekisteröidyn käytössä.

Mikäli henkilö on ilmoittanut SCF:lle kirjallisesti yleisestä suoramarkkinointikiellosta verkkopalvelun kautta, säilytetään henkilöstä kieltotiedon alkamisajankohdan lisäksi mm. toistaiseksi viimeiseksi ilmoitetut etu- ja sukunimet, syntymäaika sekä yhteys- ja osoitetiedot. SCF pyrkii kohdentamaan tiedon markkinointikiellosta näiden tietojen perusteella. Henkilö voi omalla suostumuksellaan ja aktiivisella ilmoituksellaan parantaa kohdennettavuutta antamalla markkinointikiellon yhteydessä oman henkilötunnuksensa tätä tarkoitusta varten. Markkinointikieltotiedon käsittelyn perusteet on kerrottu omassa tietosuojaselosteessaan ("Markkinointikieltotieto").

Pyydämme huomioimaan, että SCF käyttää myös ostopalveluna saatuja yhteystietoja, jolloin on mahdollista, että markkinointikiellosta huolimatta markkinointia saattaa poikkeuksellisesti kohdentua myös kiellon ilmoittaneille varotoimenpiteistä huolimatta. Haluamme kunnioittaa markkinointikieltoanne ja pyydämme olemaan tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluun.

11 Rekisteröidyn oikeudet          

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä:

•  pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
•  kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
•  käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
•  tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, mukaan lukien suoramarkkinointiin liittyvä profilointi. Vastustaminen tulee tehdä kirjallisesti verkkopalvelussa.

Yksittäisten markkinointitoimenpiteiden perustuessa suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin hyvänsä oikeus peruuttaa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen tulee tehdä kirjallisesti asiakaspalveluun.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröity voi käyttää yllämainittuja oikeuksiaan lähettämällä sähköpostia edellä mainittuun osoitteeseen, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun tai kirjautumalla verkkopalveluun, mikäli palvelu on rekisteröidyn käytössä.

12 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle                          

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuojavirasto).

13 Rekisteröidyn velvollisuuksista antaa henkilötietonsa SCF:n käyttöön potentiaalisena asiakkaana        

Rekisteröidyn ei tarvitse antaa henkilötietoja rekisterinpitäjän käyttöön, ellei kysymyksessä ole lakisääteinen tai sopimuksen täyttämiseen tai valmisteluun perustuva vaatimus. Henkilötietoja tarvitaan mm. luottohakemuksen käsittelyyn, ja puutteellisten tietojen seurauksena voi olla hakemuksen hylkääminen tai este palveluille.

Tietoja, jotka liittyvät puhtaasti markkinointiin, asiakkaan ei ole välttämätöntä antaa rekisterinpitäjän käyttöön.

14 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi                           

Automaattista päätöksentekoa sekä profilointia tehdään liittyen luottoluokitukseen, sekä luoton myöntämiseen liittyviin toimiin, jotka ovat tarpeellisia luotonannossa ja luottosopimuksen tekemiseksi. Luotonantajalla on myös lakisääteinen velvollisuus selvittää luotonhakijan maksukykyä. Luottoluokituksessa hakijalle annetaan luotonhakijan tietojen perusteella pistemäärä, jonka pohjalta luottopäätös voidaan tehdä. Myös myönnettävän luoton määrä voidaan suhteuttaa saatuun pistemäärään.

Profiloinnin sekä automaattisen päätöksenteon seuraukset rekisteröidylle vaikuttavat palvelun tai tuotteen tarjoamiseen ja ominaisuuksiin, sekä asiakkaalle koituviin maksuihin. Profilointi on luottoluokituksen, luotonannon ja luottosopimuksen kannalta välttämätön käsittelytoimenpide.

Potentiaalisten asiakkaiden profiloinnilla tunnistetaan myös valitun markkinoinnin kohderyhmän erityispiirteitä. Kysymys on asiakassegmentoinnista, johon ei liity oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvää automaattista päätöksentekoa. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja profiloidaan markkinoinnin kohdentamisessa. Profiloinnissa muuttujina ovat esimerkiksi kuuluminen tiettyyn ikäryhmään ja ilmoitetun osoitteen mukaiseen asuinkuntaan sekä yhteydenottotiedot, kuten tieto mahdollisista tehdyistä tarjouksista tai sopimuksista.

Profilointia suoritetaan myös lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa liittyen tietojen analysointiin, tilastointiin sekä tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Noudattavana periaatteena on, että muussa kuin välttämättömässä, asiakkaan asemaan ja oikeuksiin liittyvässä analytiikassa käytettävä data on pseudonymisoitua tai anonymisoitua, eikä muuta liiketoimintaa tai vastaavaa kehitys-, tilastointi-, tai tietotoimintaa tukevassa raportoinnissa käytetä tunnistettavia henkilötietoja.